Communication efficace

Améliorer les compétences de communication dans votre travail et vos relations personnelles

Une communication efficace semble être instinctive. Mais trop souvent, lorsque nous essayons de communiquer avec les autres, quelque chose s’égare. Nous disons une chose, l'autre personne entend une autre chose et il en découle des malentendus, des frustrations et des conflits. Cela peut causer des problèmes à la maison, à l’école et au travail. Pour beaucoup d'entre nous, la communication plus claire et efficace nécessite l'acquisition de compétences importantes. Que vous souhaitiez améliorer la communication avec votre conjoint, vos enfants, votre patron ou vos collègues, l’acquisition de ces compétences peut renforcer vos liens avec les autres, renforcer la confiance et le respect, et améliorer le travail d’équipe, la résolution de problèmes et votre santé sociale et affective globale.

Qu'est-ce qu'une communication efficace?

Une communication efficace ne se limite pas à l’échange d’informations. Il s'agit de comprendre l'émotion et les intentions derrière l'information. En plus de pouvoir transmettre clairement un message, vous devez également écouter de manière à comprendre pleinement ce qui est dit et à faire en sorte que la personne se sente entendue et comprise.

Plus que les mots que vous utilisez, une communication efficace combine un ensemble de 4 compétences:

  1. Écoute engagée
  2. La communication non verbale
  3. Gérer son stress dans l'instant présent
  4. S'affirmer de manière respectueuse

Bien que ces compétences soient acquises, la communication est plus efficace lorsqu'elle devient spontanée plutôt que formulée. Un discours lu, par exemple, a rarement le même impact qu'un discours prononcé (ou qui semble être prononcé) spontanément. Bien sûr, il faut du temps et des efforts pour développer ces compétences. Plus vous déployez d'efforts et de pratique, plus vos compétences en communication deviendront instinctives et efficaces.

Qu'est-ce qui vous empêche de communiquer efficacement?

Les obstacles courants à une communication efficace comprennent:

Stress et émotion incontrôlable. Lorsque vous êtes stressé ou émotionnellement dépassé, vous êtes plus susceptible de mal interpréter les autres, d'envoyer des signaux non verbaux déroutants ou déroutants, et de tomber dans des schémas de comportement malsains. Pour éviter les conflits et les malentendus, vous pouvez apprendre à vous calmer rapidement avant de poursuivre une conversation.

Manque de concentration. Vous ne pouvez pas communiquer efficacement lorsque vous êtes multitâche. Si vous vérifiez votre téléphone, planifiez ce que vous allez dire ensuite ou rêvasse, vous êtes presque certain de manquer des indices non verbaux dans la conversation. Pour communiquer efficacement, vous devez éviter les distractions et rester concentré.

Langage corporel incohérent. La communication non verbale devrait renforcer ce qui est dit, pas le contredire. Si vous dites une chose mais que votre langage corporel en dit une autre, votre interlocuteur aura probablement l'impression que vous êtes malhonnête. Par exemple, vous ne pouvez pas dire «oui» en secouant la tête.

Langage corporel négatif. Si vous êtes en désaccord ou n'aimez pas ce qui est dit, vous pouvez utiliser un langage corporel négatif pour réfuter le message de l'autre personne, par exemple vous croiser les bras, éviter le contact visuel ou taper du pied. Vous n'êtes pas obligé d'être d'accord avec ce que l'on dit, ni même de le dire, mais pour communiquer efficacement et ne pas mettre l'autre personne sur la défensive, il est important d'éviter d'envoyer des signaux négatifs.

Compétence de communication efficace 1: Devenir un auditeur engagé

Lorsque nous communiquons avec les autres, nous nous concentrons souvent sur ce que nous devrions dire. Cependant, une communication efficace consiste moins à parler qu'à écouter. Bien écouter ne signifie pas seulement comprendre les mots ou l’information communiquée, mais aussi comprendre les émotions que l’orateur tente de transmettre.

Il y a une grande différence entre une écoute engagée et une simple écoute. Lorsque vous écoutez réellement, lorsque vous écoutez ce qui se dit, vous entendez les intonations subtiles d'une voix qui vous disent ce que cette personne ressent et les émotions qu'elle tente de communiquer. Lorsque vous êtes un auditeur engagé, non seulement vous comprendrez mieux l’autre personne, mais vous lui donnerez également l’impression d’être entendu et compris, ce qui peut aider à établir un lien plus fort et plus profond entre vous.

En communiquant de cette manière, vous ferez également l'expérience d'un processus qui réduit le stress et favorise le bien-être physique et émotionnel. Si la personne à qui vous parlez est calme, par exemple, une écoute active vous aidera également à vous calmer. De même, si la personne est agitée, vous pouvez aider à la calmer en écoutant attentivement et en lui faisant se sentir comprise.

Si votre objectif est de bien comprendre votre interlocuteur et de vous connecter à celui-ci, écouter de manière engagée viendra souvent naturellement. Si ce n'est pas le cas, essayez les astuces suivantes. Plus vous les pratiquerez, plus vos interactions avec les autres deviendront satisfaisantes et enrichissantes.

Conseils pour devenir un auditeur engagé

Se concentrer pleinement sur le haut-parleur. Vous ne pouvez pas écouter de manière engagée si vous vérifiez constamment votre téléphone ou pensez à autre chose. Vous devez rester concentré sur l'expérience d'un moment à l'autre afin de saisir les nuances subtiles et les indices non verbaux importants dans une conversation. Si vous avez du mal à vous concentrer sur certains intervenants, essayez de répéter leurs mots dans votre tête, cela renforcera leur message et vous aidera à rester concentré.

Favoriser votre oreille droite. Aussi étrange que cela puisse paraître, le côté gauche du cerveau contient les principaux centres de traitement de la compréhension de la parole et des émotions. Puisque le côté gauche du cerveau est connecté au côté droit du corps, favoriser l'oreille droite peut vous aider à mieux détecter les nuances émotionnelles de ce que quelqu'un dit.

Évitez d’interrompre ou d’essayer de rediriger la conversation vers vos préoccupations. En disant quelque chose comme: «Si vous pensez que c'est mauvais, laissez-moi vous raconter ce qui m'est arrivé». Écouter n'est pas la même chose qu'attendre votre tour pour parler. Vous ne pouvez pas vous concentrer sur ce que quelqu'un dit si vous formez ce que vous allez dire ensuite. Souvent, le locuteur peut lire vos expressions faciales et savoir que votre esprit est ailleurs.

Montrez votre intérêt pour ce qui se dit. Faites un signe de tête occasionnellement, souriez à la personne et assurez-vous que votre posture est ouverte et invitante. Encouragez le locuteur à continuer avec de petits commentaires verbaux tels que «oui» ou «euh hein».

Essayez de mettre de côté le jugement. Afin de communiquer efficacement avec quelqu'un, vous n'avez pas à l'apprécier ni à accepter ses idées, ses valeurs ou ses opinions. Cependant, vous devez mettre de côté votre jugement et retenir le blâme et les critiques pour bien les comprendre. La communication la plus difficile, lorsqu'elle est exécutée avec succès, peut souvent conduire à une connexion improbable avec quelqu'un.

Fournir une réponse. S'il semble y avoir un décalage, réfléchissez ce que vous avez dit en paraphrasant. "Ce que j'entends dire" ou "On dirait que vous dites" sont d'excellents moyens de réfléchir. Ne répétez pas simplement ce que l'orateur a dit mot pour mot, vous aurez l'air peu sincère ou inintelligent. Au lieu de cela, exprimez ce que les mots du locuteur signifient pour vous. Posez des questions pour clarifier certains points: «Que voulez-vous dire quand vous dites…» ou «Est-ce ce que vous voulez dire?

Entendre l'émotion derrière les mots

Ce sont les fréquences les plus hautes de la parole humaine qui transmettent des émotions. Vous pouvez devenir plus sensible à ces fréquences, et ainsi mieux comprendre ce que les autres disent vraiment, en exerçant les muscles minuscules de votre oreille moyenne (la plus petite du corps). Vous pouvez le faire en chantant, en jouant d'un instrument à vent ou en écoutant certains types de musique à haute fréquence (une symphonie de Mozart ou un concerto pour violon, par exemple, plutôt que du rock, de la pop ou du hip-hop à basse fréquence).

Compétence 2: Faites attention aux signaux non verbaux

Votre façon de regarder, d’écouter, de bouger et de réagir face à une autre personne en dit plus long sur ce que vous ressentez que les mots seuls. La communication non verbale, ou langage corporel, comprend les expressions faciales, les mouvements et gestes du corps, le contact visuel, la posture, le ton de votre voix et même votre tension musculaire et votre respiration.

Développer la capacité à comprendre et à utiliser la communication non verbale peut vous aider à communiquer avec les autres, à exprimer ce que vous voulez vraiment dire, à faire face aux situations difficiles et à établir de meilleures relations à la maison et au travail.

  • Vous pouvez améliorer la communication en utilisant le langage du corps ouvert - bras non croisés, en position ouverte ou assise sur le bord de votre siège et en maintenant un contact visuel avec la personne avec laquelle vous parlez.
  • Vous pouvez également utiliser le langage corporel pour souligner ou améliorer votre message verbal, par exemple en félicitant un ami tout en le félicitant pour son succès, ou en martelant vos poings pour souligner votre message.

Améliorer la façon dont vous lis la communication non verbale

Soyez conscient des différences individuelles. Les personnes de pays et de cultures différents ont tendance à utiliser différents gestes de communication non verbale. Il est donc important de prendre en compte l'âge, la culture, la religion, le sexe et l'état émotionnel lors de la lecture des signaux de langage corporel. Un adolescent américain, une veuve en deuil et un homme d’affaires asiatique, par exemple, utiliseront probablement des signaux non verbaux différemment.

Regardez les signaux de communication non verbale en tant que groupe. Ne lisez pas trop dans un seul geste ou un signal non verbal. Prenez en compte tous les signaux non verbaux que vous recevez, du contact visuel au ton de la voix, en passant par le langage corporel. Par exemple, n'importe qui peut glisser et laisser tomber le contact visuel ou croiser brièvement les bras sans le vouloir. Considérez les signaux dans leur ensemble pour mieux lire sur une personne.

Améliorer la façon dont vous livrer la communication non verbale

Utilisez des signaux non verbaux qui correspondent à vos mots plutôt que de les contredire. Si vous dites une chose mais que votre langage corporel en dit une autre, votre interlocuteur se sentira confus ou soupçonnera que vous êtes malhonnête. Par exemple, rester assis avec les bras croisés et secouer la tête ne correspond pas aux mots disant à l'autre personne que vous êtes d'accord avec ce qu'elle dit.

Ajustez vos signaux non verbaux en fonction du contexte. Le ton de votre voix, par exemple, devrait être différent lorsque vous vous adressez à un enfant que lorsque vous vous adressez à un groupe d'adultes. De même, tenez compte de l'état émotionnel et du contexte culturel de la personne avec laquelle vous interagissez.

Évitez le langage corporel négatif. Au lieu de cela, utilisez le langage corporel pour exprimer des sentiments positifs, même lorsque vous ne les ressentez pas. Si vous êtes nerveux à propos d'une situation (entretien d'embauche, présentation importante ou premier rendez-vous, par exemple), vous pouvez utiliser un langage corporel positif pour signaler votre confiance, même si vous ne la ressentez pas. Au lieu d'entrer provisoirement dans une pièce avec la tête baissée, les yeux écartés et de glisser dans un fauteuil, essayez de vous tenir debout, les épaules en arrière, souriant, en maintenant le contact visuel et en serrant bien la main. Cela vous donnera plus de confiance en vous et vous aidera à mettre l'autre personne à l'aise.

Habileté 3: Contrôler le stress

Combien de fois vous êtes-vous senti stressé lors d'un désaccord avec votre conjoint, vos enfants, votre patron, vos amis ou vos collègues de travail, puis avez-vous dit ou fait quelque chose que vous avez regretté par la suite? Si vous pouvez rapidement soulager le stress et revenir à un état de calme, vous éviterez non seulement ces regrets, mais vous aiderez aussi, dans de nombreux cas, à calmer l'autre personne. Ce n'est que lorsque vous êtes dans un état calme et détendu que vous pourrez savoir si la situation nécessite une réponse ou si les signaux de l'autre personne indiquent qu'il serait préférable de garder le silence.

Dans des situations telles qu'un entretien d'embauche, une présentation professionnelle, une réunion à haute pression ou une présentation à la famille d'un être cher, par exemple, il est important de gérer vos émotions, de penser debout et de communiquer efficacement sous pression.

Communiquez efficacement en restant calme sous la pression
Utiliser des tactiques de blocage se donner le temps de réfléchir. Demandez de répéter une question ou de clarifier une déclaration avant de répondre.
Pause pour recueillir vos pensées. Le silence n’est pas forcément une mauvaise chose; s’arrêter peut vous faire paraître plus en contrôle que d’accélérer votre réponse.
Faire un point et fournissez un exemple ou une information complémentaire. Si votre réponse est trop longue ou si vous vous concentrez sur un certain nombre de points, vous risquez de perdre l'intérêt de l'auditeur. Suivez un exemple avec un exemple, puis évaluez la réaction de l’auditeur pour dire si vous devez faire valoir un deuxième point.
Livrez vos mots clairement. Dans de nombreux cas, la façon dont vous dites quelque chose peut être aussi importante que ce que vous dites. Parlez clairement, maintenez un ton égal et établissez un contact visuel. Gardez votre langage corporel détendu et ouvert.
Terminez avec un résumé et puis arrêtez. Résumez votre réponse, puis arrêtez de parler, même si cela laisse un silence dans la pièce. Vous n'avez pas à remplir le silence en continuant à parler.

Soulagement rapide du stress pour une communication efficace

Quand une conversation commence à chauffer, vous avez besoin de quelque chose de rapide et immédiat pour réduire l'intensité émotionnelle. En apprenant à réduire rapidement le stress du moment, vous pouvez en toute sécurité faire le point sur toutes les émotions fortes que vous vivez, réguler vos émotions et vous comporter de manière appropriée.

Reconnaissez quand vous devenez stressé. Votre corps vous laissera savoir si vous êtes stressé pendant que vous communiquez. Vos muscles ou votre estomac sont-ils tendus? Vos mains sont serrées? Votre haleine est-elle superficielle? Êtes-vous en train «d'oublier» de respirer?

Prenez un moment pour vous calmer avant de décider de poursuivre une conversation ou de la reporter.

Apportez vos sens à la rescousse. Le meilleur moyen de soulager le stress de manière rapide et fiable consiste à utiliser la vue, les sons, le toucher, les goûts, les odeurs ou les mouvements. Par exemple, vous pouvez insérer une menthe poivrée dans votre bouche, presser une balle anti-stress dans votre poche, prendre quelques respirations profondes, serrer et détendre vos muscles ou simplement vous rappeler une image apaisante et riche en sensations. Chaque personne réagissant différemment aux entrées sensorielles, vous devez donc trouver un mécanisme d'adaptation qui vous apaise.

Cherchez l'humour dans la situation. Utilisé de manière appropriée, l'humour est un excellent moyen de soulager le stress lors de la communication. Lorsque vous ou votre entourage commencez à prendre les choses trop au sérieux, trouvez un moyen d’alléger l’atmosphère en racontant une blague ou une histoire amusante.

Soyez prêt à faire des compromis. Parfois, si vous pouvez tous les deux vous pencher un peu, vous serez en mesure de trouver un juste milieu qui réduise le niveau de stress pour toutes les personnes concernées. Si vous réalisez que l'autre personne s'intéresse beaucoup plus à un problème que vous, compromis peut être plus facile pour vous et constituer un bon investissement pour l'avenir de la relation.

Convenir d'être en désaccord, Si nécessaire, prenez du temps pour que tout le monde puisse se calmer. Allez faire un tour dehors si possible ou passez quelques minutes à méditer. Un mouvement physique ou la recherche d'un endroit tranquille pour retrouver votre équilibre peut rapidement réduire le stress.

Compétence 4: Affirmez-vous

Une expression directe et affirmée permet une communication claire et peut aider à renforcer votre estime de soi et votre capacité à prendre des décisions. S'affirmer signifie exprimer ses pensées, ses sentiments et ses besoins de manière ouverte et honnête, tout en se tenant debout et en respectant les autres. Cela ne signifie PAS être hostile, agressif ou exigeant. Une communication efficace consiste toujours à comprendre l'autre personne, et non à gagner un argument ou à imposer ses opinions aux autres.

Pour améliorer votre assurance:
Valeur vous et vos options. Ils sont aussi importants que ceux de quiconque.
Connaissez vos besoins et vos désirs. Apprendre à les exprimer sans empiéter sur les droits des autres
Exprimer des pensées négatives d'une manière positive. C’est bien d’être en colère, mais vous devez aussi rester respectueux.
Recevoir des commentaires positivement. Acceptez les compliments avec gentillesse, apprenez de vos erreurs, demandez de l'aide si nécessaire.
Apprenez à dire «non» Connaissez vos limites et ne laissez pas les autres profiter de vous. Cherchez des alternatives pour que tout le monde se sente bien dans le résultat.

Développer des techniques de communication assertives

Affirmation empathique transmet la sensibilité à l'autre personne. Commencez par reconnaître la situation ou les sentiments de l'autre personne, puis énoncez vos besoins ou votre opinion. "Je sais que vous avez été très occupé au travail, mais je veux que vous nous accordiez également du temps."

Assertion en progression peut être utilisé lorsque vos premières tentatives échouent. Vous devenez de plus en plus ferme à mesure que le temps avance, ce qui peut inclure des conséquences si vos besoins ne sont pas satisfaits. Par exemple, «Si vous ne respectez pas le contrat, je serai obligé de poursuivre en justice».

Pratiquer l'affirmation de soi dans des situations moins risquées pour vous aider à développer votre confiance. Ou demandez à vos amis ou à votre famille si vous pouvez d’abord pratiquer des techniques d’affirmation de soi.

Lecture recommandée

Communication efficace: Améliorer vos compétences sociales - Communiquez plus efficacement, améliorez votre capacité de conversation et renforcez votre assurance. (AnxietyCanada)

Compétences d'écoute de base - Comment être un meilleur auditeur. (SucceedSocially.com)

Communication efficace (PDF) - Comment communiquer en groupe en utilisant des techniques de communication non verbale et d'écoute active. (Université du Maine)

Quelques erreurs de communication courantes - et comment les éviter. (SucceedSocially.com)

Auteurs: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D. et Melinda Smith, M.A. Dernière mise à jour: octobre 2018.

Voir la vidéo: 4 secrets de la communication efficace pour les timides et les anxieux sociaux (Février 2020).

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